Arhivarea Documentelor in Institutiile Publice – Solutii de Arhivare electronica - Acces online documente

Arhivarea Documentelor in Institutiile Publice – Solutii Arhiva Electronica

Soluțiile noastre pentru arhivarea documentelor in institutiile publice se împart în două variante principale, ambele soluții fiind ușor de integrat în circuitul documentelor in institutiile publice. Fie ca este vorba de fluxurile existente sau viitoare în instituția dumneavoastră sau a beneficarilor dumneavoastră, va putem oferi doua tipuri de echipamente:

  • Scanarea documentelor nelegate sau care în timpul procesului de arhivare fizică sunt reordonate și numerotate chiar dacă inițial au fost legate de deținător în momentul arhivării interne.

  • Scanarea documentelor legate care prin natura lor și a modului de arhivare nu mai pot fi dezlegate (de exemplu: acte notariale, registre, state de plată).

Variantele noastre se bazează pe echipamente de scanare profesionale începând cu cu scannere pentru documente A4 sau A3. Acestea au diverse capabilități de scanare în privința volumului zilnic și vitezei de scanare. Continuam cu scannere pentru documente mai mari de A3 (planșe, state de plată din perioada anterioară apariției sistemelor informatice, etc.). Putem oferi scannere specializate pentru scanarea de documente legate/reviste/cărți/periodice.

Scanarea documentelor volante A3 si A4

Arhivarea Documentelor in Institutiile Publice – Solutii de Arhivare electronica - Scanare documente A4 si A3

Scanare documente A4 si A3

Scannerele Fujitsu pentru documente A4 și A3 au un design compact si ofera posibilitatea scanării documentelor fragile/uzate/rupte. Pe același echipament și în același flux de lucru cu documentele aflate într-o stare bună de conservare. Manipularea hârtiei este îmbunătățită prin prezența de role independente pentru o mai bună aliniere a documentelor înainte de scanare.

Prin implementarea unui sistem de detectare a documentelor capsate sau non-aliniate astfel încât să nu le deterioreze și să prevină blocajele de hârtie, dar și a traseului aproape rectiliniu a documentelor prin scanner.

Fujitsu PaperStream IP – Driver de scanare pentru imagini de înaltă calitate.

  • Drivere de scanare TWAIN și ISIS

  • Recunoaștere patch-code, bar-code pentru separarea documentelor

  • Profile predefinite și personalizate pentru tipurile de scanare repetitive

  • Oferă suport utilizatorului când este necesar prin ghidare vizuală “Assisted Scan”

Fujitsu PaperStream Capture – Soluție de captură eficientă

  • Funcții de auto-cropping, auto-deskew, detecție automată a tipului de document (color, monocrom), detecție automată pagină albă cu sau fără eliminare din documentul digital

  • Scanare de tip ”batch” pentru simplificarea și accelerarea lucrărilor de scanare prin intermediul ‘One Click Capture’

  • Scanare de mare viteză pentru volum ridicat de documente cu afișarea imaginilor în timp real, cu detectarea codului de bare și indexare.

  • PaperStream IP este parte integrată în PaperStream Capture și asigură imagini de o calitate ridicată.

  • Scanează-Verifică-Indexează într-o singură rutină de lucru încât orice utilizator poate folosi acest scanner cu ușurință.

  • Acceptă scanări ad-hoc prin “Assisted Scan”, și când este necesar oferă posibilitatea schimbării rapide a setărilor de scanare.

Documente de format mare

Arhivarea Documentelor in Institutiile Publice – Solutii de Arhivare electronica - Scanare Documente de format mare

Scanare Documente de format mare

Image Access WideTek 36CL-600 este de departe cel mai rapid scaner CIS color pe piață pentru scanarea de planșe. Scanează la o viteză de 10 inchi pe secundă la 200 dpi full color. La o lățime maximă a imaginii scanate de 36 inchi și o rezoluție de 600 dpi scannerul scanează la o viteză de 1,7 inch pe secundă. Vitezele de scanare în tonuri de gri și binare sunt duble, dar sunt limitate la 10ips pentru a asigura o manipulare sigură a hârtiei.

Toate aceste viteze sunt garantate datorită tehnologiei Scan2Net® integrată în PC-ul Linux pe 64 biți instalat în scaner. Este un adevărat sistem independent. E capabil să scaneze direct spre serverele FTP, foldere ”share” din rețeaua de calculatoare. Poate scana pe unități USB conectate la el, aplicații cloud, etc. fără a fi nevoie de un calculator suplimentar.

WideTek 36CL produce imagini extraordinar de clare cu o precizie a culorilor chiar superioară scanerelor CCD. De asemenea are funcție de detecție automată a dimensiunilor documentului scanat și funcție automată de îndreptare a imaginii scanate în cazul în care documentul nu este introdus perfect perpendicular în scanner.

Rotirea documentelor se efectuează în timpul scanării, scanarea unui document A0 în modul portret la 300 dpi color durează mai puțin de 6 secunde pentru scanare și încă 2 secunde pentru ”crop&deskew”, rotirea, previzualizarea și stocarea acestuia.

Scanarea documentelor legate, registre sau state de plata

Arhivarea Documentelor in Institutiile Publice – Solutii de Arhivare electronica - Scanarea documentelor legate, registre sau state de plata

Scanarea documentelor legate, registre sau state de plata

Scannerul pentru documente legate Image access Bookeye4 este un scanner profesional special creat pentru scanarea documentelor legate. Acestea nu sunt deteriorate în timpul procesului de scanare din cauza manipulării. . Echipamentul scanează dimensiuni variate de documente până la dimensiunea de 2xA3+.Sunt disponibile două variante constructive din punct de vedere a dimensiunii maxime de scanare: 2xA4+ și 2xA3+. Rezoluția optică de scanare este ajustabilă între 150dpi și 600dpi. Ea permite ca paginile documentelor scanate să fie clare si la rezolutie inalta. Fișierul obținut  se încadreze din punct de vedere a dimensiunii si calității în rezultatul dorit de către operator.

Scannerul de carte BookEye4 are Auto-Focus automat în timpul scanării. Acesta permite reglajul automat al focalizării echipamentului în timpul scanării. El urmăreste forma documentului scanat, asigurându-se menținerea clarității scanării în cazul documentelor sau cărților șifonate, ori cu hârtie vălurită.

Captura imaginii se face cu senzor CCD liniar RGB care asigură o adâncime de culoare internă de 48 bit color/ 16 bit gray scale. Adâncimea de culoare externă este de 24 bit color/ 8 bit gray scale/ bitonal/ enhanced halftone.

Vizualizarea scanărilor se realizează pe display TFT atașat scannerului.

Computerul integrat este cu un sistem de operare Linux 64bit. Tehnologia Scan2Net® face din acest scanner un adevărat sistem independent. Este capabil să scaneze direct spre serverele FTP sau foldere ”share” din rețeaua de calculatoare. Se pot conecta unități USB , aplicații cloud, etc. fără a fi nevoie de un calculator suplimentar.

Software pentru arhivare electronica

Arhivarea Documentelor in Institutiile Publice – Solutii de Arhivare electronica - Software pentru arhivare electronica

Software pentru arhivare electronica

IRIS File Corporate este o solutie pentru arhivare electronica, pentru stocarea si gestionarea diverselor tipuri de documente, scaneaza si salveaza fisierele sub formatele TIFF. sau PDF, adaugare metadate|(indecsi), permite adnotari pe fisiere, cautare complexa, motor OCR inclus.

Importul Documentelor pentru arhivare

Importati documente electronice de toate tipurile, precum: TIFF,JPEG,PDF,Word, Excel,PowerPoint, mesaje email, si multe altele. In timpul acestui proces, puteti extrage automat informatii text integrale din documente Windows, ceea ce permite cautarea secventelor de text si cautarea pe baza campurilor de indexare.

Informatiile de indexare pot fi importate odata cu documentele si asociate cu campurile de indexare corespondente. Scanati documente tiparite direct in IRISFiIe folosind o sursa TWAIN. Documentele scanate si importate in IRISFiIe sunt salvate ca fisiere TIFFsau PDF.

Procedura de arhivare documente

Stocare si indexare organizata: Organizati documentele in directoare structurate pe niveluri multiple. Numar nelimitat de directoare si subdirectoare continute intr-o singura baza de date.

Indexati documentele din IRISFiIe, sau importati documente cu informatii de indexare. Permite de asemenea indexarea directoarelor. Aceasta metoda unica de indexare a directoarelor permite utilizatorilor sa asocieze cu directoarele si alte tipuri de index decat numele directorului.

Securitate documente

Securitatea Documentelor: Accesul in IRISFiIe este posibil cu un nume de utilizator si parola asociata. IRISFiIe stocheaza toate documentele din baza de date intr-o locatie specificata de administrator .

In sectiunea de administrare, un jurnal complex de auditare inregistreaza toate activitatile executate in IRISFiIe inregistrarile includ numele fisierului, numele utilizatorului, actiunea executata, descrierea actiunii, ora si data acesteia. Printre actiunile stocate in jurnal se numara: vizualizarea, transmiterea prin email, tiparirea, activitatile ce tin de fluxul de lucru, import, export, modificari de index, etc.

Aceste solutii sunt ideale pentru arhivarea documentelor in institutiile publice, deoarece ofera confort utilizatorilor. In acelasi timp ele respecta legea arhivarii documentelor si termenele de pastrare a documentelor.

 

Posted in Uncategorized.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *